Affligem zet digitalisering verder

De gemeente en het OCMW van Affligem gaan hun interne processen verder automatiseren en maken komaf met de papieren dossierverwerking. Na de opstart van een online registratiesysteem voor kinderopvang, activiteiten, zaalverhuur en evenementen begin dit jaar, is dit opnieuw een grote stap in de verdere digitalisering binnen de gemeente. Naast de aankoop van een softwarepakket voor e-vergaderen en notulenbeheer, stappen ze ook over naar digitaal post- en facturatiebeheer.

De nieuwe werkwijze zal zorgen voor meer efficiëntie en eenvoudiger werken tijdens het college en de raden, maar ook intern binnen alle diensten. Agendapunten, notulen en beslissingen worden automatisch gegenereerd; toelichtingen, inkomende post, facturen, e.d. zijn per dossier direct raadpleegbaar, enz. Bovendien wordt de foutenlast verkleind en de transparantie van dossiers verhoogd. Papier wordt gebannen en zuiver digitaal werken, wordt de norm. Naast het gebruik van PC zal ook werken op een tablet mogelijk zijn dankzij de mobiele versie van het systeem.

“De automatisering van de inkomende facturen en de in- en uitgaande post start op 1 september 2017. Op dat moment schakelt het OCMW eveneens volledig over op digitaal vergaderen en e-notulen. Vanaf 1 januari 2018 zal ook het college en de gemeenteraad ‘papierloos’ verlopen”, verduidelijkt Belinda Everaert (N-VA), schepen voor ICT. “De belofte aan het begin van deze legislatuur om werk te maken van de automatisering van de processen en de digitalisering van documenten wordt dankzij deze nieuwe realisatie eindelijk realiteit.”